Piensa por un momento en los costes invisibles de tu empresa. ¿Te habías fijado, por ejemplo, que la fuga de capital más peligrosa que tienes no proviene de la competencia, sino del tiempo que tus empleados pierden corrigiendo facturas, persiguiendo cobros o ajustando retenciones de salarios? Y es que, hoy en día, continuar gestionando tu negocio de forma manual o con programas obsoletos es jugar con fuego. De allí que elegir las herramientas adecuadas para facturar y hacer las nóminas sea tan importante.
Ten en cuenta que, en España, esto implica la observancia de un marco regulatorio muy exigente y, además, la adaptación a un mercado que se mueve muy rápido. Por lo tanto, equivocarse en la selección de las herramientas informáticas puede llegar incluso a exponerte a sanciones o paralizar el crecimiento de tu organización. Para que esto no te acurra, a continuación, te ayudamos a identificar aquellas características que te garantizarán el poder dar un salto real en la productividad y en la rentabilidad.
Qué debe exigir la gerencia a un software de facturación digital
Dada la inminente implantación de la facturación electrónica obligatoria, derivada de la Ley Crea y Crece, y a los requisitos técnicos que impone la Ley Antifraude y el entorno Verifactu, ya no basta con que un programa genere documentos en PDF; la empresa necesita de una plataforma de gestión financiera moderna.
Por eso, al evaluar las distintas opciones de programas de facturación electrónica, la gerencia debe exigir cuatro requisitos indispensables:
- Cumplimiento legal y trazabilidad total: el sistema debe garantizar la inalterabilidad, integridad y trazabilidad de los registros contables. Debe, además, actualizarse automáticamente ante cualquier modificación tributaria sin exigir desarrollos a medida ni costes imprevistos.
- Interoperabilidad universal de formatos: la herramienta también debe ser capaz de emitir y recibir comprobantes en múltiples formatos digitales, como es el caso de Facturae, XML y otros, permitiendo conectar sin problemas con clientes, proveedores y Administraciones Públicas.
- Trazabilidad del estado de cobro en tiempo real: es vital que disponga de un cuadro de mando que muestre si la factura ha sido entregada, validada, aceptada o cobrada, ya que tener esa visibilidad sobre las facturas pendientes recortará tu Periodo Medio de Cobro (PMC) y protegerá tu flujo de caja.
- Integración nativa con la contabilidad: la información de las ventas y compras debe poder transferirse de forma transparente al libro diario general, eliminando en el proceso la transcripción manual de datos y la aparición de descuadres en los cierres tributarios.
Elementos mínimos necesarios con los que debe contar un software de nóminas
Por otro lado, la administración de personas exige una herramienta que combine el cálculo retributivo sin errores con una fluida comunicación con los organismos oficiales y la propia plantilla.
Así que, al momento de seleccionar un programa para hacer nóminas online, fíjate que este posea:
- Motor de cálculo salarial automatizado: la plataforma debe poder administrar con facilidad conceptos retributivos variables, horas extraordinarias, retenciones de Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas (IRPF) y contingencias de la Seguridad Social sin margen para el error humano.
- Conexión directa con organismos públicos: debe además integrar un módulo de comunicación directa con la Seguridad Social (Sistema RED, SILTCA) y el SEPE, a fin de poder agilizar el envío de partes de alta, baja, incapacidades temporales o modelos tributarios oficiales.
- Portal del empleado en la nube: un portal autoservicio permite a los trabajadores consultar sus recibos de salario, descargar el certificado de retenciones o solicitar vacaciones desde su móvil, reduciendo considerablemente las continuas consultas al departamento de Recursos Humanos.
- Escalabilidad y adaptabilidad a convenios: también debe permitir la configuración y actualización rápida de múltiples convenios colectivos, tramos salariales o centros de trabajo a medida que la empresa crece.
El ecosistema CEGID: tecnología de referencia para acertar en tu elección
Tras analizar las múltiples alternativas tecnológicas que existen en el mercado nacional capaces de reunir todos estos requisitos, debemos reconocer que los programas desarrollados por la multinacional CEGID resultan ideales, si lo que se busca es digitalizar los procesos internos con absoluta precisión.
CEGID Yet
Diseñado como la respuesta ante el nuevo panorama regulatorio, CEGID Yet es una plataforma que busca simplificar la gestión de facturas digitales en cualquier entorno empresarial.
- Cumple rigurosamente con la Ley Crea y Crece, la Ley Antifraude y las especificaciones de Verifactu, asegurando la trazabilidad de cada registro.
- Permite operar e intercambiar documentos en múltiples formatos con la Administración Pública y el canal B2B sin barreras de ningún tipo.
- Facilita el seguimiento en tiempo real del estado de cada documento (emitida, recibida, validada, pagada), mejorando la previsión de liquidez del negocio.
CEGID Peoplenet
Para organizaciones que manejan plantillas de tamaño mediano o grande, con estructuras organizativas complejas o diversidad de convenios, CEGID Peoplenet aporta una potencia de cálculo y gestión sin rival.
- Procesa grandes volúmenes de nóminas, comisiones e incentivos con total precisión.
- Conecta de forma automatizada con los entes oficiales y descentraliza la relación con el empleado mediante una interfaz intuitiva accesible desde cualquier lugar.
- Proporciona cuadros de mando para analizar la evolución de los costes laborales, la tasa de absentismo y el rendimiento del personal para la toma de mejores decisiones.
CEGID Ekon XRP Nómina
Pensado para integrarse de forma transparente en el entorno de gestión central de las medianas empresas, CEGID Ekon XRP Nómina es la combinación ideal entre agilidad operativa y cumplimiento legal.
- Enlaza de forma nativa la gestión salarial con la contabilidad general y la tesorería de la compañía, acabando con el volcado manual de datos.
- Incorpora automáticamente las novedades legislativas sobre bases de cotización o retenciones fiscales sin requerir complejas intervenciones técnicas.
- Automatiza la preparación de remesas bancarias para el pago de los salarios y la presentación de los modelos oficiales tributarios en cuestión de minutos.
Como verás, apoyar la facturación y la realización de nóminas en la solvencia técnica de los programas especializados es la apuesta más segura para convertir la administración contable y laboral en un verdadero motor de productividad para tu negocio. Solo así podrás librar a tu equipo de la burocracia, protegerás tu tesorería y dotarás a tu empresa de la agilidad necesaria para competir con éxito en el mercado actual.